Politica de Confidențialitate
și Protecția Datelor

1. Cine suntem (operatorul de date)

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin intermediul site-ului neonsign-pro.ro este: NEONSIGN PRO S.R.L. ("Societatea" / "noi"), persoană juridică română, organizată ca societate cu răspundere limitată.

Dacă legislația aplicabilă impune desemnarea unui Responsabil cu Protecția Datelor (DPO), datele de contact ale acestuia vor fi publicate aici. În prezent, Societatea nu a desemnat un DPO (după caz).

2. Scopul acestei politici și domeniul de aplicare

Această Politică descrie modul în care colectăm, folosim, divulgăm și protejăm datele cu caracter personal ale vizitatorilor site-ului, ale clienților și ale persoanelor care interacționează cu Societatea prin canale digitale (formular de contact, cont client, comenzi de servicii, comunicări comerciale, pagini de social media etc.).

Documentul este redactat în acord cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), precum și cu legislația națională relevantă, inclusiv Legea nr. 190/2018 și, pentru cookie-uri/identificatori online, Legea nr. 506/2004 (implementarea Directivei ePrivacy).

3. Principiile de prelucrare

Prelucrăm datele cu caracter personal în mod legal, echitabil și transparent; colectăm doar date adecvate și relevante pentru scopuri determinate; le păstrăm exacte și actualizate; le stocăm pe perioade limitate; și aplicăm măsuri tehnice și organizatorice pentru securitate și confidențialitate.

4. Ce date prelucrăm

În funcție de modul în care folosiți site-ul și serviciile noastre, putem prelucra următoarele categorii de date:

• Date de identificare și contact: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă (dacă este necesară pentru facturare și/sau pentru încheierea/derularea contractului).
• Date de cont (dacă creați cont): username, parolă (stocată în formă criptată/hashed), preferințe, istoricul comenzilor.
• Date de comandă și contract: serviciul/serviciile comandate, detalii privind echipamentul/solicitarea, programări, devize, facturi, istoricul intervențiilor.
• Date de facturare: datele necesare emiterii facturilor pentru serviciile contractate. Plata se realizează prin transfer bancar (OP); nu procesăm plăți cu cardul online pe acest site.
• Date tehnice și de utilizare a site-ului: adresă IP, identificatori online (cookie ID), tip browser, sistem de operare, pagini vizitate, timp petrecut, log-uri de securitate.
• Conținutul comunicărilor: mesaje trimise prin formularul de contact, e-mail, chat (dacă există), solicitări de suport, reclamații, feedback.
• Date furnizate pentru serviciile către persoane fizice (CV / personal branding): informații pe care ni le transmiteți pentru realizarea materialelor (ex. experiență profesională, date de contact, fotografie), prelucrate strict în scopul executării serviciului solicitat.
• Date din social media: date publice ale profilului și interacțiuni (like, share, comentarii, mesaje), atunci când comunicați cu noi prin paginile noastre de social media.
• Date privind consimțământul: opțiunile dvs. pentru cookie-uri și marketing (data/ora, preferințe, sursa consimțământului).

Nu intenționăm să colectăm în mod deliberat date sensibile (categorii speciale de date). Dacă, în mod excepțional, astfel de date apar în conținutul comunicărilor sau pe dispozitivele aduse în service, le vom prelucra doar în măsura strict necesară executării contractului/solicitării dvs. și cu garanții adecvate.

5. De unde avem datele

Colectăm date:

• a) direct de la dvs. (când completați formulare, creați cont, plasați comenzi, ne contactați, aduceți echipamentele în service);
• b) automat, din interacțiunea dvs. cu site-ul (cookie-uri, log-uri, tehnologii similare);
• c) de la parteneri implicați în executarea serviciilor (de ex. procesatori de plăți, furnizori IT implicați în operarea site-ului) sau de la autorități, atunci când legea o impune.

6. De ce prelucrăm datele (scopuri) și temeiuri legale

Prelucrăm datele dvs. în următoarele scopuri și în baza următoarelor temeiuri legale (art. 6 GDPR):

Atunci când ne bazăm pe consimțământ, îl puteți retrage oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

7. Particularități pentru serviciile de publicitate

Societatea desfășoară activități de publicitate și marketing (CAEN 7311): campanii integrate, panouri LED stradale, reclame online, identitate vizuală, producție de materiale și servicii pentru persoane fizice (CV, personal branding). În acest context:

• pentru derularea campaniilor putem prelucra, în numele clienților, date necesare configurării și targetării reclamelor pe platforme terțe (Google, Meta, TikTok), în calitate de împuternicit;
• pentru serviciile către persoane fizice (CV, personal branding) prelucrăm datele furnizate de beneficiar strict pentru realizarea materialelor solicitate;
• materialele și conturile de campanie sunt gestionate cu măsuri de securitate adecvate și acces limitat;
• la cerere, putem semna acorduri suplimentare de confidențialitate (NDA) pentru proiecte B2B.

8. Cui divulgăm datele (destinatari / împuterniciți)

Nu vindem datele dvs. personale. Putem divulga datele numai în măsura necesară pentru scopurile de mai sus, către:

• Furnizori IT: Hosterion (găzduire și e-mail), furnizori de mentenanță și dezvoltare website, furnizori de securitate și back-up.
• Bănci: pentru încasări prin transfer bancar (OP), conform contractelor.
• Furnizori de comunicare/marketing: (newsletter, SMS), doar cu respectarea opțiunilor dvs.
• Furnizori de analiză și publicitate online: Google (ex. Google Analytics 4, Tag Manager, Google Ads), doar pe baza consimțământului pentru cookie-uri neesențiale.
• Consultanți profesionali: (contabilitate, audit, juridic), în baza confidențialității.
• Autorități publice: în măsura în care divulgarea este cerută de lege.

Notă: Nu utilizăm servicii de curierat pentru livrări către consumatori, întrucât oferim servicii la sediu sau digitale. În relația cu furnizorii, încheiem contracte conform art. 28 GDPR.

9. Transferuri în afara SEE

În funcție de furnizorii utilizați (de ex. servicii de analiză, e-mail, social media), este posibil ca unele date să fie transferate către state din afara Spațiului Economic European (SEE). Dacă are loc un astfel de transfer, acesta se va realiza numai cu garanții adecvate (clauze contractuale standard, decizii de adecvare) și cu informarea corespunzătoare a persoanelor vizate.

10. Cât timp păstrăm datele (perioade de retenție)

Păstrăm datele doar cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau cât impune legea. Reguli orientative:

• Date de cont client: pe durata existenței contului și încă 24 luni după închidere.
• Date de comandă și fișe de service: pe durata executării contractului, apoi, de regulă, 3 ani (termen general de prescripție).
• Facturi și documente financiar-contabile: conform Legii contabilității (5 ani sau 10 ani, după caz).
• Comunicări de suport: 24 luni de la soluționare.
• Date de marketing: până la retragerea consimțământului; în lipsa interacțiunilor, după 36 luni de inactivitate.
• Log-uri tehnice și de securitate: de regulă între 30 zile și 12 luni.
• Date temporare (recuperare/migrare): până la predarea către client + o perioadă scurtă de siguranță (7-30 zile), apoi ștergere sigură.

11. Cum protejăm datele (securitate)

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu riscurile: control al accesului pe bază de roluri, parole puternice, criptare în tranzit (HTTPS/TLS), back-up periodic, jurnalizare, actualizări de securitate și instruirea personalului. Niciun sistem nu este însă 100% sigur; în cazul unei încălcări de securitate cu risc, vom notifica ANSPDCP și persoanele vizate conform art. 33-34 GDPR.

12. Drepturile dvs. (persoana vizată)

În condițiile GDPR, aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces la date (art. 15 GDPR).
• Dreptul la rectificare (art. 16 GDPR).
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) (art. 17 GDPR).
• Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18 GDPR).
• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 GDPR).
• Dreptul la opoziție (art. 21 GDPR) – în special pentru marketing direct.
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate, inclusiv crearea de profiluri (art. 22 GDPR).
• Dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment (art. 7 GDPR).
• Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP.

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți scrie la contact@neonsign-pro.ro. Răspundem de regulă în termen de cel mult o lună.

13. Furnizarea datelor: obligatoriu sau opțional

Anumite date sunt necesare pentru a putea încheia și executa contractul (date de contact, facturare). Dacă nu furnizați aceste date, este posibil să nu putem procesa comanda. Datele pentru marketing și cookie-urile neesențiale sunt opționale.

14. Datele minorilor

Serviciile noastre nu sunt destinate minorilor sub 16 ani. Nu colectăm cu bună știință date de la minori. Dacă sunteți părinte/tutore și considerați că un minor ne-a furnizat date, vă rugăm să ne contactați pentru ștergere.

15. Politica de utilizare a cookie-urilor

Site-ul utilizează cookie-uri pentru a funcționa corect, pentru securitate și, cu acordul dvs., pentru analiză și marketing.

• Strict necesare: esențiale pentru funcționare (autentificare, coș). Nu necesită consimțământ.
• De funcționalitate: rețin preferințe (ex. limbă).
• Statistice/analytics: (ex. Google Analytics 4) ne ajută să înțelegem utilizarea site-ului. Doar cu consimțământ.
• Marketing: (ex. Google Ads) pentru publicitate personalizată/remarketing. Doar cu consimțământ.

La prima vizită vă solicităm opțiunile printr-un banner. Vă puteți modifica preferințele oricând din setările browserului sau din subsolul site-ului. Atenție, funcționalitățile terților pot seta propriile cookie-uri (operatori independenți).

16. Comunicări comerciale (newsletter / marketing)

Dacă alegeți să vă abonați, vă vom trimite oferte și noutăți. Vă puteți dezabona oricând din e-mail sau scriindu-ne. Comunicările operaționale (confirmări comenzi) vor fi trimise fără consimțământ de marketing, fiind necesare executării contractului.

17. Link-uri către alte site-uri

Site-ul poate conține link-uri către terți. Nu controlăm conținutul și practicile acestora. Recomandăm citirea politicilor lor de confidențialitate.

18. Modificări ale politicii

Putem actualiza periodic această Politică. Versiunea curentă va fi publicată pe site, cu indicarea datei ultimei actualizări. Modificările semnificative pot fi anunțate suplimentar.

19. Contact

Pentru întrebări sau exercitarea drepturilor privind protecția datelor, ne puteți contacta: